DTM 數位交易 – Nintex WCA + nintexsign 給您全面數位化的文件流程作業

By 2019-04-18電子報專刊

“By YE 2020, 65% of enterprises will have rearchitected their document processes with a focus on automated creation and routing.”

– Jim Lundy, CEO and Lead Analyst, The Aragon Research Tech Spectrum™ for Workflow and Content Automation, 2018: The Document Revolution

無紙化及流程自動化肯定是商業交易的趨勢,DTM 數位交易的精神就是整合多種雲端服務來達到以文件為基礎的交易完全數位化,同時DTM也是企業在數位轉型的大框架下比較容易且快速執行的項目。

DTM的導入可以從簡單的數位簽章 (e-signature) 到較為複雜的流程和內容自動化 (workflow & content automation) 當中包含了人員的提交、審核、簽署,不同系統間的資料協作,文件的自動生成及簽署後存檔,都透過制定好的流程進行讓整個文件作業更快也更有效率的完成。銷售相關的合約通常是企業導入DTM的重點應用,以下是DTM常見的企業應用

  • 一般銷售相關合約
  • 供應商合約
  • 消費者房地產合約
  • 商業房地產合約
  • 企業合併和收購
  • 保密合約書
  • 約聘合約書

下面我們以企業間常見的保密合約書的流程做一簡單說明:

某A公司的業務在專案中需要Nintex Ltd的DTM方案配合,於是該業務在公司的Microsoft O365 Teams (Nintex的電子表單整合在O365 Teams) 內的供應商註冊電子表單填入Nintex 公司名稱、地址,聯絡人資料 (Chris Chan) 及相關附件並送出該電子表單。

Vendor Registration:
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A公司的採購經理收到email通知有一個新的供應商註冊的請求 (email內文包含了主要訊息及附件) 並回覆”Approve”同意Nintex成為該公司的供應商。

註: 簽核的動作可以使用email (如本例)外,也可以整合在O365 Teams 或是Mobile App
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當採購經理同意後流程自動將新供應商Nintex Ltd資料更新到後方的系統平台 (本例為O365 SharePoint Online並將其整合到Teams上)。
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另外透過自動文檔產生器將Nintex Ltd的資料擺放到一份預設的Word 文件(Non Disclosure Agreement) 並產出pdf文件加上數位簽章 (nintexsign powered by AdobeSign) 寄送給Nintex的Chris Chan簽署保密合約書

註: 流程亦可設計為A公司和Nintex (法務相關人等)來回討論合約書內容,在雙方達成共識後再發出最終版本並加上數位簽章給Chris Chan簽署。
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Nintex的Chris Chan收到A公司的NDA文件簽署要求及簽署後,流程亦將已簽署的文件加以存檔(本例為Microsoft OneDrive)。
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No Code的流程設計界面,直觀直覺的流程讓企業簡單且容易維護修改商業流程來應對快速變化的數位時代。