企業內容管理|資料遷移和升級|文件管理、分享與保護

企業內容管理

隨時隨地取得資訊,讓組織更有效率

現今在工作場所中隨時隨地取得資訊、迅速地做出決策及保持聯繫的能力是不可或缺的。SharePoint 網站提供了跨裝置的觸控式體驗以及改善對內容、人員及應用程式的行動存取,讓檔案儲存與文件共同作業更以人為中心,並遵循法規。對於 SharePoint 的管理,或是透過 SharePoint 分享的機敏資料,亦可使用 AvePoint 加值解決方案來增強效能並加強資料安全。

 

優勢及功能

 

強化資訊共享的團隊網站

 

  • 團隊網站是以團隊或專案為單位進行資訊共享的空間,可利用範本簡單架設發布資訊用的白板、協同作業用的文件庫以及員工通訊用的企業社群等。

 

與企業外部使用者間安全地共享檔案

 

  • SharePoint Online 具備邀請外部使用者共享檔案的功能。有必需登入及無需的分享方式 (僅閱覽權限) 供用戶依照當下的狀況及需求做選擇,並且可由企業自行管理權限,提供安全的資料共享服務,邀請共享的人數無上限。

 

以檔案、文件庫、網站為區分進行權限管理

 

  • SharePoint Online 可以檔案、文件庫、網站等作為單位,區分出各種不同的權限並加以管理。Office 操作也能進行檔案的權限管理。例如可指定 Word 檔案的共享對象,即使不懂 SharePoint Online 的操作方法,也能輕鬆進行權限管理。

 

 

資料遷移和升級

用對工具,事半功倍

AvePoint DocAve 軟體能將文件伺服器上的舊內容整合到SharePoint伺服器上,或是將企業資料從既有資料管理平臺遷移到微軟Office 365,且能大幅地減少當機時間和寶貴資料遺失。

 

功能

 

SharePoint 環境分析

 

。AvePoint免費分析工具,提供專家級的資料分析、審查以及規劃遷移專案。探索舊環境裡面的內容、客製服務、工作流程等,以做更好地規劃SharePoint最新版本和SharePoint Online的資料遷移。

 

SharePoint 資料遷移

 

。透過DocAve Migrator根據需求和時間表規劃直接的遷移。輕鬆地分析、規劃、安排,支援將資料從超過14種舊平臺搬移到SharePoint最新版本或Office 365 的SharePoint Online。

 

SharePoint 與 File Share 整合

 

。透過DocAve Connector連接File Share和SharePoint,無須擔心文件大小和文件類型的限制,且不需遷移就能將分散在網路或者雲端存儲系統的所有企業內容無縫連接到SharePoint, 享受SharePoint最新版本的所有效益。

 

 

文件管理、分享與保護

讓文管更輕鬆,寶貴機敏的資料在安全的狀況下流動分享

AvePoint 軟體讓文件在整個生命週期 – 從生成、保留到最終刪除 – 能夠作集中化且標準化的管理。文件在企業內部或對外分享時,不僅快速,還很安全。

 

功能

 

。存儲優化:透過DocAve Storage Manager,結合多種即時和定期的業務規則並根據文件大小、類型或其他文件屬性來導出BLOB內容,在不影響終端用戶使用SharePoint的前提下,最高可節省近 90% 的SQL Server存儲空間。

 

。實現文件生命週期管理自動化:在新文件生成的同時自動添加正確的屬性進行分類,使您輕鬆搜索和管理文件存取權限,並降低違規風險。

 

。保護寶貴資料:確保業務連續性及7*24小時全天候容錯功能。遵循嚴格的服務水平協定(SLA)以防意外或惡意刪除和更改情況的發生。另外亦提供文件生命週期各個環節的透明性和報告功能,以防因員工疏忽造成資訊洩露和遺失。

 

。內部分享更方便:AvePoint Office Connect讓使用者輕鬆地將微軟Outlook、Office辦公軟體和Windows檔案總管中的內容一鍵上傳至SharePoint server和SharePoint Online,進而提高使用者上傳意願並簡化工作流程,讓SharePoint和Office 365成為唯一的文件協作中心。

 

。實現最佳資料安全:從資料產生的那一刻起,主動監控並調和關於隱私、安全和合規性的違規行為,將整個資料生命週期內的風險降至最低。透過AvePoint Compliance Guardian提供個性化的報表和儀表板,只呈現相關的問題並且自動把違規行為分配給適合的人以便快速處理。AvePoint Watermark則可將文檔自動轉成PDF格式,並添加浮水印(可以自定義浮水印為用戶名、IP地址、存取日期和時間或者客製文字/logo等安全選項),保證分享的文件擁有標識性與可控性,解決了機敏文件既要分享又要安全的問題。

 

。SharePoint 監控:透過DocAve Report Center產生的可客製化報表和提醒,用戶可以輕鬆地審核監控整個平臺或單個網站的使用情況、紀錄、性能、存儲趨勢等。