精誠軟體協助國賓大飯店導入Office 365雲端辦公軟體服務 有效提升工作效率、集團品牌形象

在精誠軟體的協助下,導入Office 365雲端辦公軟體服務後,國賓大飯店不僅順利完成電子郵件伺服器的整併,也朝全球國際化邁出成功的一大步。加上Office 365也具備簡化法規遵循,加強資料保護的功能,對保留與客戶往來之間的郵件有極大幫助。

O365news

在精誠軟體的協助下,導入Office 365雲端辦公軟體服務後,國賓大飯店不僅順利完成電子郵件伺服器的整併,也朝全球國際化邁出成功的一大步。加上Office 365也具備簡化法規遵循,加強資料保護的功能,對保留與客戶往來之間的郵件有極大幫助。

成立至今超過50年的國賓大飯店,是台灣相當知名的飯店集團,多年來一直以正直、團隊、創新、回饋為經營方針,積極耕耘台灣市場,並且配合政府支持觀光產業政策,持續推出多種創新服務,如成立時間最久的台北國賓大飯店,便備受國際旅客歡迎。隨著台灣觀光產業蓬勃發展,大量國際遊客紛紛到台灣旅遊之際,國賓大飯店也陸續在高雄、新竹等地成立營運據點,讓遊客在台灣南部、中部欣賞美麗風景或洽公時,能夠享受到一致性高品質的五星級服務。

在國賓大飯店的規劃中,三家飯店均具有自身經營族群與特色,台北國賓主打台灣經典飯店、新竹國賓則訴求頂級商務飯店、高雄國賓則為都會休閒飯店。為了強化國賓大飯店在國際觀光客中的品牌印象,資訊部開始使用Office 365雲端辦公軟體中的雲端電子郵件服務,除將三間飯店的網域名稱統一之外,也將域名從原有的.tw轉換成.com,讓國賓大飯店朝向國際化的方向前進,提升整體集團的形象。

國賓大飯店總公司資訊長陳世銘說:「導入Office 365雲端辦公軟體的電子郵件服務,以及精誠軟體的顧問服務後,不僅順利完成電子郵件伺服器的整併,也讓國賓大飯店朝全球國際化邁出成功的一大步。值得一提之處,在於Office 365也具備簡化法規遵循,加強資料保護的功能,讓我們能夠依照法規要求,保留與客戶往來之間的郵件,對事後稽核工作進行有極大幫助。」

電子郵件未整合  阻礙企業運作效率

如同多數歷史悠久的企業,國賓大飯店早期也是仰賴電話、傳真與客戶溝通,包含訂房確認、服務內容查詢等等。自從電子郵件問世、迅速取代傳真機之後,資訊部也選定了一套Open source郵件軟體,在企業內部建置專屬郵件伺服器,讓員工能夠透過該服務與客戶保持聯繫。而在企業版圖急速擴張下,資訊部也沿用相同機制,陸續在新竹國賓大飯店、高雄國賓大飯店中,各自建立一套獨立運作的專屬郵件伺服器。只是當時並沒有考量到網域名稱整合的問題,因此在飯店業務量快速增加之後,採用三套獨立運作郵件伺服器的缺點也逐漸浮現,造成國賓大飯店營運上的困擾。

首先,由於台北、新竹、高雄等分公司是使用各自的網域名稱,在網域名稱沒有統一的狀況下,很容易造成往來廠商、客戶之間的困擾,無法簡易判別需要聯絡的國賓同仁是屬於台北、新竹或高雄。在此種狀況下,一旦廠商或客戶有事情需要聯絡國賓大飯店時,可能會需要撥打多通電話才可能得知正確的電子郵件地址網域,對國賓大飯店的業務聯繫會造成極大阻礙。

其次,由於員工電子郵件名稱命名方式並沒統一,除可能會產生名稱重複的異常狀況外,公司內部溝通也變得很複雜。為此,總公司資訊部還建立一個內部網站,專門讓員工查詢其他同仁的電子郵件帳號,只是長久下來不僅資訊運用效率不佳,也讓IT人員的工作負擔加重,對公司營運也有極大影響。不光如此,因有部門採用多人共用一個電子郵件帳號的機制,除可能有個資外洩的疑慮之外,若出現引起爭議的信件時,更幾乎沒有辦法找到負責處理該信件的員工,對公司整體營運可能會造成潛在的衝擊。

陳世銘資訊長指出:「早期建置的Open source電子郵件軟體,還有一個很難克服的大問題,也就是行事曆無法共用、分享,加上無法和行動裝置與MS Outlook同步,所以只有支援web mail介面以及POP3收信。此外,由於電子郵件伺服器架設在企業內部之中,在運算能力、頻寬有限的狀況下,很容易受到其他應用程式佔用頻寬的影響,出現讀取電子郵件的速度過慢,長久下來多少都會影響到國賓大飯店的整體服務品質。」

資訊部認為要解決上述種種問題,勢必要更換一套符合國賓大飯店未來營運需求的電子郵件方案,在評估整體導入成本、後續維護費用、教育訓練等因素,資訊部決定採用精誠軟體的建議下,改用依照使用人數計費的公有雲解決方案,並且在市面上的眾多服務供應商中,選擇Office 365雲端辦公軟體服務。

Office 365保護資料有一套  可快速找回被刪除郵件

在雲端運算時代來臨下,商務人士工作範圍早以從傳統辦公桌,擴散到不同場合之中,慣用的數位工具也從個人電腦延伸到行動裝置上,而微軟推出的Office 365雲端辦公軟體服務正是為此趨勢所設計。Office 365雲端服務支援跨裝置工作模式,每位使用者最多能夠在5台裝置上使用該服務,加上支援多人針對同一份文件編輯的協同模式,可確保專案成員隨時都能存取最新的檔案版本。

在電子郵件功能方面,Office 365雲端辦公軟體服務提供封存與預定法務保存措施的功能,不僅可簡化法規遵循程序,也可讓使用者能在不同信箱、小組網站,以及會議記錄中,快速搜尋所需的檔案。尤其軟體還提供自訂資料遺失防護政策,除能避免發生郵件被誤刪的狀況外,也可在電子郵件中啟用政策宣導內容,能於使用者傳送郵件前通知相關注意事項,以免因違反公司政策而發生機密外洩事件,讓企業能符合新版個資法的法規要求。

考量到國賓大飯店的整體員工人數約在400人左右,因此資訊部和精誠軟體討論後,決定分成兩階段導入Office 365的電子郵件服務。第一階段以高階主管及需要經常對外聯繫的業務、公關部門為主,除了統合三間分公司的電子郵件域名外,也將域名從.tw轉換成.com,達成提升整體集團形象,朝國際化目標邁進的目標。

「當初我們選擇Office 365雲端辦公軟體服務的原因之一,就是看上產品內建電子郵件往來記錄的保存功能,這點對國賓大飯店而言非常重要。」陳世銘資訊長表示:「以我們在西門町的子飯店品牌-意舍 (amba TAIPEI XIMENDING)為例,因該飯店是透過電子郵件做為訂房的主要管道,所以每封郵件的往來記錄都非常重要,採用Office 365之後,不僅大大降低了訂房信箱漏信的問題,即使是同仁不小心誤刪信件,也可輕鬆、快速的從刪除的郵件匣找回,因此當發生訂房爭議時,櫃臺人員便可進行查詢與處理,是非常方便且實用的功能。」

共用行事曆服務  協同作業效率高 

國賓大飯店選擇導入Office 365雲端辦公軟體服務的第二個原因,在於公司使用MS Office已經有多年的時間,企業內部中存在著Office 2000、2003、2007等版本,多數員工都已經非常習慣Office產品的操作介面。若選擇其他品牌的電子郵件解決方案,國賓大飯店勢必還得額外支付教育訓練的成本,相較之下依照精誠軟體的建議,選擇Office 365雲端辦公軟體服務之後,因完全不需要改變員工既有操作習慣。在精誠軟體的技術支援下,除可加速導入速度之外,也能讓國賓大飯店的同仁順便習慣適應Office 2013版的操作介面,為日後軟體升級預先鋪路,也能減少資訊部的工作負擔。

此外,由於Office 365是以雲端平台為核心的雲端應用服務,加上支援跨裝置的特性,所以員工不管在何處都可以連上Office 365,並且使用行動裝置收發電子郵件。而且連線速度會比以往要快上許多,加上有共用行事曆的功能,所以從雲端平台上即可看到小組成員的行事曆,可簡化召開專案會議的流程。

陳世銘資訊長指出:「過去因為行事曆資訊無法分享的關係,每當要召開小組會議時,只能夠透過電子郵件或電話確認成員空檔時間,而訊息無法同步掌握下,光是確認會議召開時間,就得花上不少功夫。但是當導入Office 365雲端辦公軟體服務後,召集人只需先上網確認小組成員在行事曆上的時間分配狀況,便可立即確認開會時間,能可省下事前聯絡與確認的繁雜流程。」

免去設備維護時間 Office 365受國賓大飯店推崇

考量到傳統郵件伺服器的儲存空間、預算能力有限,多數企業都會限制每封郵件的大小,以及每個帳號的郵件空間容量,以國賓大飯店為例,過去每位員工分配到的空間僅有200MB。但此種作法存在不少缺點,員工都需要定時刪除不需要的郵件,避免儲存空間不夠使用,而且在數位資料快速增加的趨勢下,此種作法已經不符合時代潮流,只是若要擴充郵件空間,勢必傳統郵件伺服器勢必要先停機,才能增加硬碟數量,而且停機之間導致的業務損失,也很難明確估算出來。

但是導入Office 365雲端辦公軟體服務之後,國賓大飯店完全不需要考慮停機的問題,郵件容量問題也獲得極大改善,員工只要將郵件歸類整理即可,有利於往來郵件的長期保存。簡單來說,國賓大飯店可以依照實際使用狀況,決定要租用電子郵件數量與空間,不僅可免除繁複的伺服器管理工作,也能同時降低 IT 固定費用支出。

陳世銘資訊長說:「我們對Office 365雲端辦公軟體中的電子郵件服務感到滿意,也很高興精誠軟體提供完整的顧問服務與技術支援,讓過去令人困擾的種種郵件問題都迎刃而解,此外我們也在精誠軟體的介紹下,開始使用雲端平台中的One Drive服務,作為企業內部檔案分享的平台,取代市面上風險高、容量小的免費線上儲存服務。」

由於國賓大飯店的IT人力相當精簡,所以除了由精誠軟體協助執行Office 365雲端辦公軟體服務第二階段的部署計畫外,也開始評估導入SharePoint、Lync等服務的可能性,希望日後可以將自行建置的資訊系統,逐步轉至微軟的雲端平台上,達到降低自行維護設備的時間與成本,讓IT人員將重心放在內部協調跟掌握用戶的需求上。

本案包含哪些產品組合

Microsoft Office 365

業務窗口

Account leader:陳郁郁 副總經理