當變數自動化可以活用在設計工作,從此開啟高效流程,加入準時下班行列

By 2021-08-24電子報專刊

過去在職場上,一位稱職的Office文書處理人員,至少都需要懂得合併列印這類的軟體技巧,才能接受臨時的大量文書製作工作指派,透過批次製作的方式將原本繁瑣、冗長的重複性檔案建置工作,高效地快速完成交辦的任務。

現在換個情境,其實我們也可以運用在設計工作上,在Adobe Photoshop CC裏頭,活用資料導向圖像就能快速正確地產生多個影像版本,以便列印或供網頁專案使用,也都實數稀鬆平常的事情,以同一個範本設計為基礎,產生眾多包含不同文字與影像的網頁橫幅,都是分秒間的事情,只要為資料集事先定義好相關欄位,花一次排版的時間,後續就可以依據同仁的文案發想,公司的系統資料拋出,整合好csv格式清單,套入導出輕輕鬆鬆一次完成所有版面的設計。

而在Illustrator CC上,同樣也可以直接運用資料合併功能來為不同的輸出介面快速並準確地製作上百個範本變數,而不需在範本中手動修改物件。同樣地,更可以更改名片設計稿中的員工姓名、資料與公司LOGO,而不必重做您的圖稿。只需建立一個設計,然後讀入資料來源檔案中的文字、圖片或圖表,即可快速產生變化。

當然Adobe在平面設計中常用的變數自動化工作之外,後續也能再回到PDF商務文件的工作流程,運用Acrobat DC將稿件轉成PDF之後,也可以透過專業版獨有的動作精靈功能,透過一鍵完成單一功能呼叫,同時對文件進行連續指定執行,例如像是:批次執行PDF壓縮、套用浮水印、加密等工作,然後一次套用到指定資料夾中的全部檔案,便又能再次精彩的完成大量文件調整需求。

現今大環境居家上班也已成常態,現在從Acrobat DC衍生出來的文件雲(Document Cloud)有另外一個全新亮點,也就是疫情期間,Adobe產品詢問度最高的服務,Adobe自有電子簽署服務 ”Adobe Sign”,透過Adobe Sign可輕易的將當前的文件,透過預先設定的簽署流程,即時傳遞給在不同地點的工作者進行簽署,最終得到帶有法律效益的簽署文件,全程在桌機或行動裝置的瀏覽器上進行,簽署者不需要另外註冊帳號、安裝任何App或軟體,若有文件需要同時寄送給大量的客戶簽署,也可以利用Adobe商業版以上的功能Mega Sign,同樣匯入csv清單,批量發送給客戶完成簽署,節省巨額的寶貴時間。

以上的情境雖然都不盡相同,但都是充分利用了csv資料集的特性並善用軟體或服務內建的自動化工作批次完成各種需求,也許過往都沒有使用過,但一旦熟悉之後,就能活用以便處理各種挑戰,對這些功能愛不釋手!

技能學習最忌諱預設立場,在無法逃避的大內捲時代,為了適應未來的發展,必須不間斷的吸取新知,洞悉產業內的相關新技術,以設計師來說,其實變數自動化工作不算新功能,充其次只能算是必備的知識,現在真正厲害的是充斥在Adobe相關服務之中的各項機器學習技術(Adobe Sensei),這才是每年軟體更新需要關注的部分,每一個智能新功能的推出往往都能顛覆我們過往對於工作的想像,因此隨時檢視自身技能有哪些不足,持續的不斷調整、優化、甚至是重新適應,為避免職場內的學習落差,如何活用新技術並輔以過去的寶貴經驗,進而消化產生全新的工作流程,都是現代工作者需要面對的首要課題。

文章來源:Adobe台灣分銷商技術顧問Mark Tsao撰寫整理
技術出處:
使用「變數」面板進行資料合併
https://helpx.adobe.com/tw/illustrator/using/data-driven-graphics-templates-variables.html
建立資料導向圖形
https://helpx.adobe.com/tw/photoshop/using/creating-data-driven-graphics.html
使用「大量傳送」大量傳送合約
https://helpx.adobe.com/tw/sign/using/mega-sign.html