明安國際引進Office 365雲服務 建構企業長遠競爭力 善用公有雲平台 強化協同作業效率

By 2017-06-20案例-雲端

隨著公有雲平台功能與穩定性日增,各產業引進意願也隨之提升,根據Gartner公布研究報告指出,2016年全球公有雲服務市場規模以達到2086 億美元。正因如此,對創新科技向來較保守的台灣企業,近來也逐漸開始將傳統資訊架構轉移到雲端平台上,以便能夠免去維護實體伺服器的昂貴成本,為商業組織創造出更完善的營運環境。如在複合材料領域研發有傑出表現的明安國際,即以微軟Office 365服務取代既有傳統MS Exchange郵件伺服器與MS Office Communications Server,藉此優化公司整體協同作業環境,也為日後擴大引進公有雲端服務項目奠定良好基礎。

明安國際資訊部副理張靜川說:「以公有雲服務降低營運費用支出,已成為全球企業的共識,明安國際自然也須朝此種趨勢發展,才能減少公司維護實體設備的成本。微軟Office 365穩定性相當優異,加上同仁長期習慣使用微軟Office系列產品,所以幾乎不需要學習便可上手使用,因此導入後帶來效益超過當初預期,對整合集團資訊資源帶來極大幫助,未來我們將會引進更多Office 365平台上的服務項目。」

引進Office 365雲服務 降低實體主機維護成本

從生產高爾夫球頭、中管、整組球桿、高爾夫球起家,隨後又跨入自行車碳纖維零配件的明安國際,由於長期投注創新技術研發,所以是臺灣少數能夠切入航太工業製品及碳纖維布的企業。隨著公司業務蒸蒸日上,明安國際也在既有技術基礎上跨足自行車業務,以DIZO自行車品牌切入高階碳纖維公路車,瞄準單價較高的中高階市場,拓展公司的業務範疇。別於其他自行車品牌的營運模式,DIZO自行車強調個性化訂製,近來更與迪士尼漫威英雄跨界合作,推出美國隊長與鋼鐵人自行車,不僅順利在市場掀起討論話題,也帶動整體業績節節上升。

在營運規模快速擴大的過程中,明安國際亦積極強化資訊架構,藉由提供員工友善的工作環境,提升企業在商場上的競爭力。只是隨著資訊規模不斷擴大,資訊中心光是維護設備正常運作,便成為一項極為龐大的工作負擔,以分屬於台灣、中國、越南三地的電子郵件系統為例,在考量系統備援等機制下,實體伺服器總數量便高達數十台以上,除設備維護費用逐年攀升之餘,也造成各地資訊部門難以承受的龐大壓力。

此外,資訊中心考量到郵件伺服器的資源有限,資訊中心僅能提供每個員工1GB信箱空間,為避免實體伺服器數量增加太快,而導致維護成本不斷上升。另外,資訊中心也得不定時協助同仁備份個人郵件信箱中的歷史郵件,避免發生電子郵件信箱容量不敷使用的問題,只是日後當員工更換電腦時,資訊中心同仁也得協助將備份郵件轉移到新電腦之中,才可避免發生影響專案執行進度的窘境。

明安國際資訊中心高級工程師蔡耀德指出,電子郵件系統是公司對外連接最重要的管道,所以資訊部設計多重備援機制,也預先準備多台備用實體伺服器,就是希望能夠將營運風險降至最低。而此種做法耗費大量IT資源,且上千名員工的郵件歸檔工作也非常複雜,長期下來已造成資訊部門沈重的工作負擔。因此,若能引進公有雲平台上的郵件系統,不僅可使郵件服務穩定性提高,也能讓資訊預算獲得更充分運用。

張靜川認為,除前述種種問題之外,隨著海外分公司規模擴增,生產線與行政單位同仁都需要高穩定度的資訊系統穩定性協助。而在中國基本工資不斷上揚、資訊人才流動速度快的趨勢下,資訊中心一直希望能夠建立高度自動化的資訊系統,減少對資訊人員的依賴。其次,越南分公司則有資訊人才尋覓不易的問題,因此往往得仰賴台灣總公司同仁到場支援,以確保當地資訊系統的穩定運作。為此,台灣資訊中心同仁每年大約要出差4-5次,分別到中國、越南等地,與當地資訊部同仁進行交流,同時確認資訊系統可符合總公司要求,但也衍生出差旅費用暴增,以及影響到資訊中心排定專案執行進度的問題。

為此,明安國際資訊中心早在2014年底,即提出以公有雲平台逐步取代傳統資訊架構的構想,也獲得營運團隊同意與支持。而在考量市面上公有雲平台的相容性、穩定性後,資訊中心決定在2015年年底於精誠軟體的協助下,以微軟Office 365作為公司邁向雲端化發展的跳板,而Office 365眾多服務中的Outlook、Skype for Business,則是明安國際首波導入的雲端應用服務。

無需改變使用習慣 享有更佳協作環境

為搶攻商機上看千億美元的市場,近來市面上的公有雲平台不斷增加,儘管各品牌均有其特色,但是服務涵蓋範圍卻不盡相同,並非每家業者能夠滿足明安國際的發展。首先,明安國際營運據點遍及台灣、中國、越南三個國家,但並非所有公有雲端業者都能在上述國家提供服務,唯有微軟Office 365平台因資料中心橫跨全球各地,所以能夠支援台灣、中國、越南等國家,滿足明安國際的營運需求。

其次,明安國際在考量企業營運所需,以及商用軟體穩定性與技術服務能力下,長期都是選用微軟的各種商務解決方案,除前述MS Exchange郵件伺服器與MS Office Communications Server外,也以微軟SharePoint機制打造協同作業平台,讓公司內部資訊傳遞更為順暢。尤其資訊中心還針對各部門工作需求,開發不同形式的工作表單,至今成為同仁處理公務不可或缺的重要工具。因此,資訊中心選擇微軟Office 365的主因,在於同仁完全不需要重新學習使用介面,即可在瀏覽器中使用Outlook、Skype等服務,將導入公有雲平台衝擊降至最低。

微軟Office 365提供Office 2016的所有功能,如Word、Excel、PowerPoint、Outlook 和 OneNote等等,用戶可在任意在筆記型電腦、手機、平板電腦等裝置使用,且還能夠享有1TB 的 OneDrive 雲端儲存空間,讓行動建立、編輯和分享文件變得更加容易。而明安國際資訊中心優先選擇使用Office 365的Outlook服務,除因電子郵件伺服器維護成本極高外,也是考量若該電子系統雲端化的效果不如預期時,至少不會影響企業商業流程的運作。

張靜川指出,在精誠軟體全力協助下,電子郵件系統轉移過程非常順利,多數員工都能維持原有工作節奏,完全沒有受到系統轉移的影響。其次,儘管部分同仁因為瀏覽器版本過舊,只能夠使用類似Office Outlook 2003的介面,但也只花費需要些許時間就完全適應,並不會影響既有工作進度,非常符合公司對公有雲服務的期待。

內建完整資安防護機制 可杜絕威脅事件發生

過去明安國際受限於用戶端的電子郵件信箱空間有限, 資訊中心得不定時協助同仁備份歷史信件,現在改用Office 365的Outlook服務後,信箱空間一口氣增加到50GB,已可免去為同仁備份信件的工作,員工亦毋須定時進行郵件歸檔工作,有助於提升整體工作效率。此外,MS Office Communication是明安國際內部中極為重要的跨國溝通平台,然而在改用功能更強大的Skype for Business後,同仁不僅可享受到在會議過程中直接分享檔案的好處,協同作業溝通效率也獲得改善,間接提升明安國際的整體競爭力。

蔡耀德說,過去舉行跨部門會議時,同仁只能固定在座位上參與,難以滿足各部門使用需求。現今引進微軟Office 365之後,即便同仁臨時有事情外出拜訪客戶,也能在外透過筆記型電腦、智慧型手機參與,完全無需擔心會影響到既有工作排程,彈性與便利性大幅提升不少。

為讓企業用戶能夠放心使用Office 365上的各種功能,微軟在該雲端服務平台中內建非常完善資訊安全功能,如強式密碼原則、多重要素驗證系統等等,並特別強化威脅保護機制、法務稽核及BI分析工具等功能。換句話說,Office 365不僅能預先針對使用者的異常行為提出預警,亦可確保雲端平台上的電子郵件帳號安全,避免發生被駭客入侵的事件。如此一來,明安國際資訊中心再也不需要費心監控各個郵件帳號的使用狀況,只需透過管理工具即可掌握電子郵件運作狀況,反而有更多時間專注在其他專案工作上。

張靜川說,多數企業遲遲不願引進公有雲服務主因,泰半是考量到資訊安全問題,害怕發生資料外洩事件,而影響到客戶權益與公司商譽。然而平心而論,微軟在Office 365平台上投注的資安資源非常龐大,整體資安防護等級絕對遠超過明安國際,所以資訊中心自然願意引進該平台的公有雲服務,讓每位員工都能在安全無虞狀態下處理公務,完全無需擔心會發生機密資料外洩的事件。

鑑於第一階段導入Office 365成效卓越,而Office 365的Outlook、Skype for Business等服務,穩定性與便利性也備受同仁肯定,所以資訊中心也已制定後續導入時程,將引進更多Office 365中的服務項目,讓明安國際能在數位時代來臨之際,以公有雲平台發展更多元化的創新業務。